2017/09/08 | 來源：《品牌紅木》雜志
[摘要]要想適應(yīng)現(xiàn)在新的發(fā)展形勢(shì)，企業(yè)的管理方式必須調(diào)整，而在供應(yīng)鏈中的供應(yīng)商管理模式也要作出相應(yīng)的改變。本文以K公司為例，談?wù)劶t木家具企業(yè)供應(yīng)商管理所遇到的難題并提出相應(yīng)的解決策略。
近兩年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入增速放緩、穩(wěn)步提升的新常態(tài)階段，紅木家具企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也愈加激烈，行業(yè)洗牌在加劇，很多企業(yè)都陷入了經(jīng)營(yíng)困境。在這樣的大環(huán)境下，紅木家具企業(yè)如何讓更多的消費(fèi)者來選擇自己的產(chǎn)品，以在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得生存發(fā)展？要想適應(yīng)現(xiàn)在新的發(fā)展形勢(shì)，已經(jīng)不能單憑工藝技術(shù)取勝，企業(yè)的管理方式必須調(diào)整，而在供應(yīng)鏈中的供應(yīng)商管理模式也要作出相應(yīng)的改變。本文以K公司為例，談?wù)劶t木家具企業(yè)供應(yīng)商管理所遇到的難題，并提出相應(yīng)的解決策略，希望給讀者帶來啟示。
供應(yīng)商管理的難題匯總
部門之間溝通不足
K公司是業(yè)內(nèi)知名的紅木家具生產(chǎn)廠家，已成功經(jīng)營(yíng)了二十多年，擁有完整的供應(yīng)商管理體系和相應(yīng)的管理團(tuán)隊(duì)，但部門與部門之間的溝通不夠，而且體系變更頻繁，難以有效執(zhí)行，發(fā)送給供應(yīng)商的信息也時(shí)常給供應(yīng)商造成很多疑惑。在K公司的供應(yīng)商開發(fā)選擇過程中，采購團(tuán)隊(duì)根據(jù)供應(yīng)商開發(fā)流程做出相應(yīng)的調(diào)查報(bào)告，但后續(xù)和內(nèi)部其他部門（如研發(fā)、生產(chǎn)等）溝通時(shí)往往會(huì)遇到阻力。因?yàn)樵诤凸?yīng)商的實(shí)際交流過程中，供應(yīng)商會(huì)提出一些利于實(shí)際生產(chǎn)的意見，但K公司的研發(fā)部門或者生產(chǎn)部門往往會(huì)做出否定的回答，他們只站在設(shè)計(jì)角度去考慮問題，不去考慮實(shí)際操作當(dāng)中是否可行，這樣就會(huì)造成新項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度落后，從而加長(zhǎng)了整個(gè)開發(fā)周期，這種慢節(jié)奏的開發(fā)周期也極大影響了和供應(yīng)商之間的關(guān)系。
供應(yīng)商分類不清晰
K公司經(jīng)過長(zhǎng)年的運(yùn)營(yíng)，其供應(yīng)商數(shù)量變得非常多，公司想要和每家供應(yīng)商都能成為戰(zhàn)略合作伙伴，也希望用同一套供應(yīng)商評(píng)審工具對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，但這幾乎是不可能的。目前K公司并沒有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的分類，只是按照原材料屬性不同來采購，沒有對(duì)供應(yīng)商按照生產(chǎn)難易程度、采購金額大小進(jìn)行細(xì)致分類，也沒有對(duì)供應(yīng)商表現(xiàn)好壞進(jìn)行差別式管理。由于供應(yīng)商的分類管理不清晰，導(dǎo)致K公司的采購成本居高不下、交貨期拉長(zhǎng)。供應(yīng)商考評(píng)機(jī)制不健全K公司每月都會(huì)開展月度匯報(bào)會(huì)議，一起討論每個(gè)供應(yīng)商的質(zhì)量及交付表現(xiàn)，但這僅是公司內(nèi)部作為未來供應(yīng)商改善審核的參考，并沒有對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)好壞做出反應(yīng)，更沒有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行公開排名或者打分。有些供應(yīng)商長(zhǎng)期交付表現(xiàn)不好或者質(zhì)量不穩(wěn)定，但還是一樣每年都在供貨，K公司沒有嚴(yán)格按照合同管理，對(duì)這些表現(xiàn)差的供應(yīng)商進(jìn)行金錢懲罰，也沒有定期針對(duì)績(jī)效不好的方面進(jìn)行督促改善，所以，造成相同的問題反復(fù)出現(xiàn)。反而一些質(zhì)量交付表現(xiàn)好的供應(yīng)商，K公司也沒有特別在意，沒有相關(guān)形式的鼓勵(lì)及表揚(yáng)，從而沒有擴(kuò)大與供應(yīng)商的深入合作以及價(jià)格優(yōu)化。
供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制不完善
很多紅木家具企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的激勵(lì)機(jī)制都存在不足，K公司也是這樣。目前該公司在對(duì)供應(yīng)商的激勵(lì)過程中沒有遵循公平、公正、公開的原則，使得供應(yīng)商供應(yīng)不穩(wěn)，供應(yīng)商對(duì)企業(yè)逐漸失去信心。要知道激勵(lì)機(jī)制對(duì)于維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系是至關(guān)重要的，企業(yè)要把供應(yīng)商當(dāng)作合作伙伴才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)供應(yīng)鏈的穩(wěn)定，而該公司在這一方面是缺失的。
K公司執(zhí)行的是訂單化生產(chǎn)，訂單模式難免會(huì)受到客戶突然取消訂單，或者要求提前交付又或是延遲交付的影響，一旦客戶要求訂單變更，就會(huì)直接影響到供應(yīng)商的訂單變更。例如在市場(chǎng)大環(huán)境不好的情況下，客戶一直要求訂單延期或者取消，而供應(yīng)商在之前早已安排生產(chǎn)或者已經(jīng)準(zhǔn)備交付了，K公司跟供應(yīng)商商議后，供應(yīng)商同意推遲交貨期或是把庫存壓在自己的倉庫，但是原材料積壓會(huì)極大地影響供應(yīng)商的倉庫管理和資金占用。對(duì)于上述情況配合度較好的供應(yīng)商，K公司又未能對(duì)他們實(shí)行良好的激勵(lì)策略，使得一些供應(yīng)商伙伴根本不愿意長(zhǎng)久地合作下去。
解決策略
加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通
據(jù)筆者觀察，K公司的組織結(jié)構(gòu)十分復(fù)雜，在企業(yè)內(nèi)部普遍存在部門之間的溝通不流暢、分工不明確，造成了項(xiàng)目進(jìn)度滯后、供應(yīng)商開發(fā)進(jìn)度緩慢，大大影響了供應(yīng)商管理的效果。因此，必須要加強(qiáng)采購部門與橫向部門之間的溝通，來完善整個(gè)供應(yīng)商管理組織。
其實(shí)，K公司采購部門與供應(yīng)商之間的溝通非常緊密，但主要問題在于采購部門與公司不同橫向部門的溝通，例如與研發(fā)生產(chǎn)部門如何緊密溝通。由于公司的架構(gòu)復(fù)雜，往往找不到合適的人員來處理專項(xiàng)事物。筆者建議由采購部門牽頭成立一個(gè)專門項(xiàng)目小組，該小組由采購經(jīng)理、戰(zhàn)略采購員、供應(yīng)商質(zhì)量管理員、研發(fā)人員、生產(chǎn)人員構(gòu)成。其中，采購經(jīng)理以一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的角色介入，對(duì)于任何需要進(jìn)行的新項(xiàng)目要先開一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，在這個(gè)啟動(dòng)會(huì)議上明確每一環(huán)節(jié)的不同部門負(fù)責(zé)人，明確每個(gè)人的職責(zé)，穩(wěn)步推進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度。
通過項(xiàng)目小組這樣的方式，能夠讓每一環(huán)節(jié)的人員在項(xiàng)目一開始就參與其中，參與者也都知道項(xiàng)目成立的目的，以及項(xiàng)目成功后會(huì)得到的好處有哪些。對(duì)于項(xiàng)目本身來講，讓每位負(fù)責(zé)人能夠直觀了解到產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)度以及快速參與到問題討論中來，使他們更有使命感，目的性更加明確，不會(huì)再像以前那樣事情進(jìn)行到一半，停在某一環(huán)節(jié)，也不知道要由誰來跟進(jìn)處理，使得項(xiàng)目進(jìn)度拉長(zhǎng)。而現(xiàn)在有了這個(gè)項(xiàng)目專題會(huì)議，將保證項(xiàng)目能按照計(jì)劃進(jìn)行。在項(xiàng)目執(zhí)行期間，筆者建議每?jī)芍荛_一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)議，讓每個(gè)項(xiàng)目成員了解最新進(jìn)度和問題所在，并及時(shí)解決問題，這樣對(duì)于合格供應(yīng)商的選定具有積極的推動(dòng)作用，大大縮短了供應(yīng)商開發(fā)的周期，為公司贏得時(shí)間和成本，跟供應(yīng)商的關(guān)系也會(huì)得到大大改善。
供應(yīng)商的分類策略
從上文中，大家已經(jīng)了解到，K公司的供應(yīng)商數(shù)量比較多，倘若對(duì)供應(yīng)商沒有實(shí)施有效的分類和管理，就很難調(diào)動(dòng)起他們配合的積極性。該公司應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)原材料的重要程度，把他們分為以下四個(gè)大類。
1、關(guān)鍵類原材料的供應(yīng)商
關(guān)鍵原材料的價(jià)值高、采購周期又很長(zhǎng)，供應(yīng)商可選范圍比較小，如果一旦發(fā)生質(zhì)量問題將會(huì)嚴(yán)重影響產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度。對(duì)于這類供應(yīng)商要以雙贏為目標(biāo)，要與該供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的戰(zhàn)略合作關(guān)系，除了簽訂戰(zhàn)略合同之外，要對(duì)后期的質(zhì)量交付建立一定的績(jī)效評(píng)估體系。另外，也可以通過簽訂額外的保量年限合同，來使得供應(yīng)商提供富有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格和穩(wěn)定的交付，讓供應(yīng)商更樂意與K公司合作。同時(shí)，應(yīng)派遣公司資深的技術(shù)專家定期對(duì)這類供應(yīng)商進(jìn)行訪問并提供技術(shù)指導(dǎo)，以提高供應(yīng)商的整體水平。
2、瓶頸類原材料的供應(yīng)商
這類供應(yīng)商的特點(diǎn)就是量非常小，但是原材料重要性和關(guān)鍵原材料一樣高，同樣不容忽視，和這類供應(yīng)商也要簽訂長(zhǎng)期的合同和價(jià)格協(xié)議。由于數(shù)量小，應(yīng)提早把三個(gè)月的采購預(yù)估發(fā)給這類供應(yīng)商，另外要盡量把同一類別的產(chǎn)品打包一起讓他們供應(yīng)，以縮短交貨周期。
3、杠桿類原材料的供應(yīng)商
這類供應(yīng)商的供應(yīng)量比較大，但重要性不是太高，可對(duì)該類供應(yīng)商采取建立優(yōu)先供應(yīng)關(guān)系的手段，跟這類供應(yīng)商簽訂價(jià)格協(xié)議以保證長(zhǎng)期供貨，同時(shí)要定期評(píng)價(jià)供應(yīng)商的績(jī)效和供貨比例來對(duì)杠桿類供應(yīng)商進(jìn)一步篩選。
4、一般類原材料的供應(yīng)商
對(duì)于這類原材料由于量不是很大，對(duì)于產(chǎn)品重要性影響也不大，企業(yè)不需要投入太多的精力和時(shí)間去管理這類供應(yīng)商，只要引入一定的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，使采購價(jià)格保持較低的水平即可。
做好供應(yīng)商的質(zhì)量考評(píng)
為了確保供貨的質(zhì)量，K公司需要對(duì)供貨商進(jìn)行多方面的參數(shù)評(píng)價(jià)并做出統(tǒng)計(jì)表，針對(duì)評(píng)價(jià)的項(xiàng)目進(jìn)行橫向?qū)Ρ确治觯瑢?duì)供貨商進(jìn)行分類排序比較。主要目的就是為了尋找出最合適、最優(yōu)秀的供貨商并與其進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的戰(zhàn)略合作，這是一個(gè)淘汰機(jī)制。
另外，對(duì)于紅木家具企業(yè)來講，交貨準(zhǔn)時(shí)率尤為重要。因?yàn)槎际怯唵问缴a(chǎn)，在與客戶簽訂合同時(shí)，就已經(jīng)嚴(yán)格設(shè)定了交貨時(shí)間而且不允許更改，這意味著所有原材料必須準(zhǔn)時(shí)交付，否則會(huì)嚴(yán)重影響生產(chǎn)進(jìn)度。下面的內(nèi)容是關(guān)于交期追蹤改善的步驟。
1、根據(jù)原材料供應(yīng)的難易程度進(jìn)行分類，對(duì)于交貨周期長(zhǎng)的要給出至少三個(gè)月的訂單預(yù)測(cè)，讓供應(yīng)商能夠及早準(zhǔn)備生產(chǎn)，避免交付延遲。
2、定期走訪主要供應(yīng)商，查看他們的生產(chǎn)實(shí)際狀況以及自身業(yè)務(wù)情況，把交付準(zhǔn)時(shí)率化被動(dòng)為主動(dòng)。
3、在年初要設(shè)定每個(gè)供應(yīng)商的交付準(zhǔn)時(shí)率目標(biāo)，建議是每月交付目標(biāo)設(shè)為90%，每月統(tǒng)計(jì)各個(gè)供應(yīng)商的交付表現(xiàn)，提供交貨業(yè)績(jī)效率表給供應(yīng)商，并將它跟之前定下的目標(biāo)作比較。
4、如發(fā)現(xiàn)有供應(yīng)商未能達(dá)到月交付目標(biāo)，跟他們一起尋找出現(xiàn)交付不好的原因，改進(jìn)交貨準(zhǔn)時(shí)的對(duì)策。
5、對(duì)供應(yīng)商作持續(xù)的追蹤考核檢討，直至交期獲得改善為止。
提高供應(yīng)商質(zhì)量的措施表
加強(qiáng)供應(yīng)商的激勵(lì)策略
1、針對(duì)關(guān)鍵類原材料的供應(yīng)商，K公司可采取合同管理模式。譬如說，跟供應(yīng)商簽訂五年左右的保量合同，在合同里設(shè)定一個(gè)比例，五年內(nèi)該供應(yīng)商提供企業(yè)所需該原材料60%的供貨量，這就能讓供應(yīng)商看到企業(yè)的誠意，讓他們知道K公司是把他們作為戰(zhàn)略合作來對(duì)待的。同時(shí)在合同里規(guī)定好提供保量的同時(shí)，該供應(yīng)商也要提供一定的技術(shù)資金投入，保證有同樣的產(chǎn)能能夠預(yù)留給K公司，這對(duì)于推動(dòng)他們積極投入設(shè)備產(chǎn)能和優(yōu)化生產(chǎn)流程將起到積極作用。最好在年初就把整年的采購計(jì)劃告知，并每個(gè)月更新采購計(jì)劃，保證他們的有序生產(chǎn)，最終這些努力成果都會(huì)體現(xiàn)在產(chǎn)品的價(jià)格和交付上面。
2、對(duì)于重要的供應(yīng)商合作伙伴，K公司應(yīng)制定高層之間的定期拜訪機(jī)制，開展每一季度的會(huì)議，共同回顧過去一季度合作的狀況以及出現(xiàn)的問題，對(duì)于一些棘手的問題應(yīng)通過高層會(huì)議得到及時(shí)解決，保持雙方在發(fā)展戰(zhàn)略上的一致性。K公司還應(yīng)每年組織一次全體供應(yīng)商大會(huì)，把大家集中在一起，相互交流、增進(jìn)合作。面對(duì)面交流比在郵件電話里要高效很多，同時(shí)在每年的行業(yè)展會(huì)上也可邀請(qǐng)供應(yīng)商一起探討公司的新技術(shù)，給出相應(yīng)的意見。
3、安排公司技術(shù)專家和流程專家去供應(yīng)商那里進(jìn)行培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，讓供應(yīng)商的生產(chǎn)流程和過程控制得到有效提升。例如對(duì)供應(yīng)商作出精益化生產(chǎn)指導(dǎo)，其實(shí)精益化生產(chǎn)管理在K公司內(nèi)部做的非常好，這個(gè)完全可以推廣到一些主要供應(yīng)商當(dāng)中去，幫助他們了解精益化的理念以及益處有哪些，最終也會(huì)幫助供應(yīng)商成功控制內(nèi)部成本，來達(dá)到交付和產(chǎn)品成本的一個(gè)優(yōu)化，從而達(dá)到供需雙贏的目的。
建立供應(yīng)商培養(yǎng)機(jī)制
紅木家具企業(yè)迫切需要的是優(yōu)秀且忠誠的供應(yīng)商，但同時(shí)符合這兩點(diǎn)的供應(yīng)商鳳毛麟角。所謂優(yōu)秀，是指供應(yīng)商應(yīng)具備提供高質(zhì)量、低價(jià)格、及時(shí)交付的產(chǎn)品，以及提供超越期望服務(wù)的能力；所謂忠誠，是指供應(yīng)商始終把企業(yè)作為第一客戶，始終根據(jù)企業(yè)的需求作為他自身持續(xù)改進(jìn)的目標(biāo)，即便在企業(yè)遇到困難的時(shí)候也一如既往地給予大力支持。然而，現(xiàn)實(shí)情況卻總是一部分優(yōu)秀的供應(yīng)商不夠忠誠，而忠誠的供應(yīng)商往往又不是那么優(yōu)秀，于是不斷開發(fā)并更換供應(yīng)商便成為了很多企業(yè)的無奈之選。
這樣的結(jié)果只會(huì)造成質(zhì)量、價(jià)格、交貨期經(jīng)常波動(dòng)，服務(wù)時(shí)好時(shí)壞，盡管K公司相關(guān)部門每天都非常忙碌，持續(xù)不斷地要求獲得高質(zhì)量、低價(jià)格、準(zhǔn)時(shí)交貨的產(chǎn)品，但往往是鏡花水月，可望而不可及。
筆者建議K公司把供應(yīng)商看作是自己的分公司，要充分相信供應(yīng)商，從而把供應(yīng)商逐步培養(yǎng)成穩(wěn)定的原材料生產(chǎn)基地。其中，對(duì)于關(guān)鍵原材料供應(yīng)商的培養(yǎng)就尤為重要，因?yàn)殛P(guān)鍵原材料的開發(fā)周期長(zhǎng)、質(zhì)量要高，價(jià)格和質(zhì)量以及交付需要維持穩(wěn)定，一旦哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，二次采購的周期將會(huì)非常長(zhǎng)。所以對(duì)于這一類型的供應(yīng)商，K公司需要選擇至少兩家作為戰(zhàn)略供應(yīng)商，并要與其簽訂長(zhǎng)期的保量合同，讓供應(yīng)商樹立信心，全身心的投入到產(chǎn)品開發(fā)以及生產(chǎn)當(dāng)中，在簽訂保量合同的同時(shí)鎖定富有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格，以達(dá)到雙贏的目的。這樣的模式會(huì)使得供應(yīng)商價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)力且縮短交貨期，交付質(zhì)量也能維持穩(wěn)定。
實(shí)施效果
K公司經(jīng)過了幾個(gè)月對(duì)上述策略的具體實(shí)踐，目前其供應(yīng)商管理水平已經(jīng)得到很大改善，特別是供應(yīng)商在產(chǎn)品質(zhì)量、準(zhǔn)時(shí)交付上有了很大提升，極大促進(jìn)了與一些伙伴供應(yīng)商的積極合作，同時(shí)也淘汰了一批劣質(zhì)的供應(yīng)商。
如今，K公司各個(gè)部門都按照相關(guān)流程有條不紊地去做事，在日常規(guī)劃、制定與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)方式、相關(guān)文件程序上都有了依據(jù)。另外公司也對(duì)各類原材料的供應(yīng)商數(shù)量進(jìn)行了精簡(jiǎn)，使供應(yīng)商數(shù)量得以整合，不僅節(jié)約了企業(yè)的管理成本，也提高了相關(guān)供應(yīng)商的采購份額，獲得保留的供應(yīng)商配合度也大大提高。供應(yīng)商在K公司的激勵(lì)機(jī)制和考評(píng)機(jī)制作用下，自身的管理水平、生產(chǎn)水平都有了很大提高，生產(chǎn)效率提高了也自然會(huì)反應(yīng)在交付質(zhì)量上，這樣便形成了一個(gè)良性循環(huán)。
總之，在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，紅木家具企業(yè)要想進(jìn)一步做強(qiáng)做大，就必須對(duì)供應(yīng)商管理加以重視，有效的供應(yīng)商管理能幫助企業(yè)降低成本、提升運(yùn)營(yíng)效率，大大增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。（來源：第四十二期《品牌紅木》雜志 何欣儀∕編輯）